Ako premeniť letný útlm vo svoju výhodu?

Väčšina podnikateľov zažíva v lete takzvanú uhorkovú sezónu. Klienti majú poloprázdne firmy lebo sú všetci na dovolenkách a tí potenciálni sa s vami chcú vidieť až v septembri. Keďže silením klientských vzťahov si moc nepomôžete a je malá šanca, že zrovna v lete sa stane niečo prevratné, môžete túto situáciu využiť vo svoj prospech. Keď sa firme darí je ľahké stratiť focus od dôležitých vecí, keďže riešite hlavne dennodennú operatívu. K ním patria najmä veci, ktoré bezprostredne nesúvisia s okamžitým úžitkom - zarábaním peňazí. Patria sem napríklad vaše ciele a ich vyhodnocovanie, efektivita nastavených procesov, najmä však detailný rozbor firmy a jej finančného základu.

Ciele - vyhodnocovanie a nastavovanie

Často sa stretávame s tým, že firmy vzniknú na nejakej myšlienke, napríklad poskytovať kvalitný software pre svojich klientov. Okolo toho potom vznikne štruktúra, ktorá ma za úlohu tento cieľ naplniť, avšak vzhľadom na extrémnu vágnosť cieľa nikto netuší, kam sa vlastne firma hýbe, akým tempom a čo je vlastne treba dosahovať. Lepšie nastaveným cieľom by bolo napríklad: v treťom a štvrtom kvartály chceme predať o 10% viac licencií ako v tom predošlom. Už len na základe tohto jednoduchého definovania cieľa sa celá organizácia presunie k jeho dosiahnutiu. Začnete taktiež vnímať to, čo vás k jeho dosiahnutiu brzdí. Výsledok môže vyzerať napríklad takto: "Máme 2 týždne do konca kvartálu, aktuálne sme na 8% medzikvartálnom raste, ale náš online marketing historicky negeneruje dostatočný traffic na to, aby sa nám zvyšné 2 percentá podarilo úspešne dotiahnuť. Musíme sa zamyslieť nad efektívnosťou riešenia nášho dodávateľa, prípadne nad navýšením budgetu.".

Reporting - zosúladenie s cielmi

Váš bežný jednoduchý report od účtovníčky alebo fakturačného systému bude veľmi často nedostatočný. Na jednej strane vám umožní nastavenie len tých najjednoduchších cieľov, na tej druhej vám nepovie rozklad toho, aká súčasť prispieva k ich dosahovaniu najviac a aká najmenej. Navyše ak využívate účtovníctvo len ako komoditu a platíte za neho potrebné minimum, je taktiež šanca, že údaje môžu byť skresľujúce. Je potrebné aby šiel výstup do najväčšieho možného detailu. Napríklad: " V treťom kvartály sme nakoniec dosiahli nárast tržieb o 9% oproti plánovaným 10%. Zaostali sme teda za cieľom. Nárast predajov cez internet bol 15%, pričom predaje pomocou obchodníkov dosiahli iba 5%. Predaje cez internet výraznejšie prekonali očakávania kvôli nárastu konverzie návštevníkov webu, pričom nižšie predaje pomocou obchodníkov boli spôsobené Karolom Brezom, ktorý posledné dva mesiace nič nepredal". Pointa kvalitného reportingu je, aby ste už nikdy nemuseli hádať, ale vždy vedeli čo sa u vás vo firme deje a prečo.

Ako na to

Existuje niekoľko spôsobov, ako toto vo svojej firme nastaviť, pričom ústredným predpokladom je pochopiť, že znalosť každého "tvorcu hodnoty" vo firme vám dokáže poskytnúť schopnosť rýchlo reagovať na vonkajšie podnety a kontinuálne smerovať k plneniu svojich cieľov. Prvým variantom je kombinácia nastavenia reportingu a samostatnej interpretácie. Výhodou je, že niekomu zaplatíte jednorazovo a fungujete. Nevýhodou zas to, že si to musíte interpretovať sami, dáta sa vám môžu zmeniť a budete opäť potrebovať podporu pri prenastavovaní databáze. Taktiež musíte byť technologicky zdatný na to, aby ste v programe ako napríklad Tableau alebo Power BI boli schopný pracovať. Ak nie tak na to budete potrebovať minimálne na čiastočný úväzok dedikovaného človeka a z tejto varianty nakoniec nebude najlacnejšie riešenie. Druhým riešením je outsourcovanie celého finančného oddelenia, alebo iba funkcie finančného riaditeľa. Výhodou tohto riešenia je, že sa prakticky o nič nemusíte starať a váš dedikovaný externý CFO vám poskytne každý mesiac na mieru šitý reporting, ktorý vám odinterpretuje a zároveň zodpovie všetky vaše otázky. Cenovo si externý CFO účtuje pravidelnú mesačnú čiastku, pričom jej výška závisí od veľkosti vašej firmy. Avšak vždy bude výrazne nižšia než ľudská sila na plný úväzok.