Všeobecné obchodní podmínky
společnosti Proefo Conaas s.r.o., IČ 05923336, se sídlem Rohanské nábřeží 717/4, 186 00 Praha 8, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 314322, zastoupena Michalem
Belanem, jednatelem (dále jen "poskytovatel")
1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1.1. Tyto všeobecné obchodní podmínky poskytovatele (dále jen "VOP") upravují v souladu s ustanovením § 1751 odst. 1 a souvisejících zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen "OZ") vzájemná práva a povinnosti smluvních stran vzniklé v souvislosti nebo na základě zejména, nikoli však výlučně, smlouvy o poskytování služeb zejména v oblasti daňového poradenství, vedení účetnictví, vedení daňové evidence, mzdového účetnictví, ekonomicko-analytické služby nebo jiné doplňkové služby (vše dále jen "Smlouva") uzavírané mezi poskytovatelem a jinou fyzickou či právnickou osobou (dále jen "objednatel") zpravidla, nikoli však výlučně, písemnou formou. Objednatel a poskytovatel jsou společně označováni jako "Strany".
1.2. Poskytovatel poskytuje služby v oblasti finančního řízení, business inteligence (technická analýza spočívající ve shromažďování dat a jejich analýze), finančních analýz, finančního reportingu (zpráv o stavu financí), vedení účetnictví a daňového poradenství na základě své odborné kvalifikace, příslušných oprávnění, certifikátů a v souladu s platnými a účinnými ustanoveními příslušných zákonných norem, čehož dosahuje vlastními oprávněními, certifikáty či prostřednictvím kooperace se třetími osobami.
1.3. Je-li jakoukoli formou odkázáno při uzavírání Smlouvy na obchodní podmínky, jsou tím myšleny tyto VOP, případně jejich pozdější verze. VOP se vztahují také na veškeré obchodní vztahy mezi poskytovatelem a objednatelem, plyne-li to přímo či nepřímo z povahy práva anebo závazku ze Smlouvy či z právního předpisu.
1.4. Platnost a účinnost. Smlouva nabývá platnosti a účinnosti v okamžiku uzavření Smlouvy. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, není-li v ní stanoveno jinak. Tyto VOP nabývají platnosti a účinnosti 1. 8. 2021.
1.5. Součásti Smlouvy. Objednávka (ve stylu čl. 2.6 VOP) a ustanovení VOP jsou nedílnou součástí Smlouvy. Smlouva a VOP jsou zpravidla vyhotoveny v českém jazyce a řídí se českým právním řádem. Ustanovení odchylná od VOP je možné sjednat ve Smlouvě, zejména v objednávce. Odchylná ujednání ve Smlouvě mají přednost před ustanoveními VOP. Veškeré spory ze Smlouvy, i kdyby byly smluvní dokumenty vyhotoveny v jiném jazyce, budou řešeny před soudy České republiky podle právního řádu České republiky.
1.6. Změny VOP. Znění VOP může poskytovatel v souladu s § 1752 odst. 1 OZ jednostranně přiměřeně měnit či doplňovat nehledě na povahu měněného ustanovení. Strany se domluvily, že objednatel bude o změně VOP informován pomocí webových stránek poskytovatele a žádné jednotlivé upozornění mu nebude zasíláno, což výslovně přijímá. Objednatel má právo v souladu s § 1752 odst. 1 OZ změny VOP odmítnout a závazek z tohoto důvodu vypovědět do jednoho měsíce od jejich změny a ve výpovědní době 1 měsíce. Stranám při uzavírání Smlouvy není známa žádná okolnost dle § 1752 odst. 2 OZ, ani takovou změnu nepředpokládají, což výslovně potvrzují. Výpověď a skončení Smlouvy nijak nezasahuje do již vzniklého práva poskytovatele na úhradu odměny ze Smlouvy. Tímto ustanovením nejsou dotčena práva a povinnosti vzniklé za účinnosti předchozího znění obchodních podmínek. Tyto VOP pozbývají účinnosti okamžikem nabytí účinnosti pozdějších obchodních podmínek. Veškerá nově vznikající práva a povinnosti z již existujících Smluv se řídí příslušnými VOP dle data účinnosti.
1.7. Strany vyloučily jakýkoli dopad obchodních zvyklostí na Smlouvu. Příslušná část § 545 a celý § 556 OZ jsou vyloučeny.
2. UZAVŘENÍ SMLOUVY
2.1. Prezentace je informativní. Vzhledem ke specifické povaze každého objednatele a jemu poskytovaných služeb je veškerá prezentace služeb umístěná na webových stránkách poskytovatele včetně případných cenových informací informativního charakteru a poskytovatel není povinen uzavřít Smlouvu ohledně Služeb (ve smyslu čl. 3.2 VOP) za těchto podmínek. Ustanovení § 1732 odst. 2 OZ se nepoužije. Služby jsou vždy specifikovány ve Smlouvě.
2.2. Výše odměny. Výše odměny (cena) je uvedena zpravidla bez daně z přidané hodnoty (DPH) a souvisejících poplatků, zejména správních poplatků. Celková cenová kalkulace smluvní odměny je obsahem objednávky. Ceny zůstávají v platnosti po dobu platnosti objednávky a není-li v objednávce platnost stanovena, platí 14 dní ode dne jejího vydání. Poskytovatel nenese zodpovědnost za jednorázové změny na trhu, zejména změny v nabídce od dodavatele poskytovatele (zpravidla dodavatel dílčích služeb), a před potvrzením závazné objednávky objednatele nebo podepsáním Smlouvy je poskytovatel oprávněn jednostranně změnit nabídku či objednávku objednateli, nebo prohlásit původní nabídku či objednávku z výše zmíněných důvodů za neplatnou. Takováto změna (vyjma zrušení dle § 1742 OZ) je považována za novou nabídku.
2.3. Modifikovaná akceptace vyloučena. Odvolání nabídky. Objednatel není oprávněn přijmout nabídku k uzavření Smlouvy ze strany poskytovatele modifikovanou akceptací. Strany vyloučily aplikaci § 1740 odst. 3 OZ. Jakákoli změna oproti nabídce poskytovatele je považována za novou nabídku k uzavření Smlouvy. Strany si ujednaly právo poskytovatele nabídku k uzavření Smlouvy dle § 1738 odst. 1 OZ odvolat ve lhůtě pro přijetí. Případná lhůta pro přijetí nabídky k uzavření Smlouvy je v takové nabídce dle § 1735 OZ obsažena, jinak činí 7 dní.
2.4. Moment uzavření Smlouvy. Smlouva může být uzavřena více způsoby a moment uzavření Smlouvy je momentem, kdy byla nabídka (např. objednávka) k uzavření Smlouvy poskytovatelem odsouhlasena, a to i formou chování se v souladu s nabídkou k uzavření Smlouvy. Chováním se rozumí skutečnost, kdy obě strany Smlouvy vynaloží úsilí na dosažení poskytnutí Služeb, tedy že objednatel poskytne poskytovateli podklady případně data z datových přenosů a současně poskytovatel podklady a data přijme a začne s poskytováním Služeb. Pouhé poskytnutí podkladů či dat objednatelem avšak bez aktivity poskytovatele projevující vůli (i implicitně) plnit Smlouvu není chováním v souladu s nabídkou k uzavření Smlouvy. Ať již bude nabídka k uzavření Smlouvy označena jakkoli (nejčastěji však jako objednávka) a zároveň plyne-li z ní úmysl uzavřít Smlouvu, je nabídkou k uzavření Smlouvy v souladu s těmito VOP a ustanovením § 1731 a násl. OZ. Smlouva může a nemusí být vyhotovena písemně, vždy jsou však tyto VOP její součástí.
2.5. Uzavření Smlouvy komunikací na dálku.
2.5.1. Forma komunikace. Smlouvu lze uzavřít jak podpisem Smlouvy v listinné podobě, tak i pomocí prostředků komunikace na dálku, a to zejména formou e-mailu, datové schránky, webových stránek poskytovatele, telefonicky či pomocí bankovní identity, kdy vždy budou VOP součástí Smlouvy.
2.5.2. Webové stránky. Pro uzavření Smlouvy pomocí prostředků komunikace na dálku, zejména přes webové stránky poskytovatele https://www.symfio.app/ (dále jen "webové stránky poskytovatele") vyplní objednatel objednávkový formulář na webových stránkách poskytovatele a existuje-li již předchozí nabídka, pak toto učiní s odkazem na nabídku poskytovatele. V případě, že nabídka předchozí neexistuje, jiná se o návrh na uzavření Smlouvy. V případě, že nabídka již existuje, ale objednatel neoznačil předchozí nabídku, avšak navazuje na ni, je poskytovatel tuto objednávku považovat za akceptaci a dle svého uvážení ji přiřadit k předchozí nabídce, a to i po uplynutí doby k jejímu přijetí. Poskytovatel si vyhrazuje právo takovouto objednávku zpracovat či přiřadit dle svého uvážení a není povinen uzavřít Smlouvu dle návrhu objednatele.
2.5.3. E-mail a datová schránka. Alternativně poskytovatel vyhotoví objednávkový formulář (objednávku) a zašle ji objednateli k odsouhlasení zejména e-mailem či datovou schránkou, kdy Smlouva je uzavřena momentem odsouhlasení či tím, že se objednatel počne chovat v souladu se Smlouvou. Objednatel prohlašuje, že je osobou, která se v e-mailu či v datové schránce podepisuje, a zavazuje se neumožnit jiné osobě přístup do tohoto komunikačního kanálu. Bude-li Smlouva uzavřena emailem, telefonicky či jiným způsobem komunikace na dálku, uplatní se na ni pravidlo, že VOP se stávají součástí Smlouvy již prostým odkazem bez nutnosti je přikládat.
2.5.4. Dodatečné potvrzení. Poskytovatel je vždy oprávněn, nikoli však povinen, požádat objednatele o dodatečné potvrzení návrhu na uzavření Smlouvy, zejména objednávky (například písemně či telefonicky). Do doby potvrzení není povinen poskytovatel plnit Smlouvu.
2.5.5. Označení předchozí nabídky. Pokud objednatel nezmíní v objednávce či v jiném návrhu na uzavření Smlouvy označení nabídky poskytovatele nebo bude toto označení nabídky nejednoznačné, poskytovatel je oprávněn přiřadit toto označení nabídky sám na základě svých provozních možností či dle své úvahy.
2.6. Objednávkový formulář obsahuje zpravidla, nikoli však nutně:
2.6.1. informace o předmětu Smlouvy, zejména o objednávaných Službách (ve stylu čl. 3.2 VOP),
2.6.2. odkaz na označení nabídky poskytovatele objednateli, pokud taková nabídka existuje a je platná,
2.6.3. cenovou kalkulaci,
2.6.4. údaje o adrese doručení či místu plnění, a
2.6.5. informace o případné třetí spolupracující osobě
(dále společně jen jako "objednávka").
Poskytovatel zpravidla objednatele informuje o přijetí nabídky k uzavření Smlouvy odesláním potvrzení objednávky, jež je poskytovatelem zasláno objednateli elektronickou poštou. Uvedené zde se neuplatní v případě podepsání listinné Smlouvy.
V případě, že má objednatel zájem o uzavření Smlouvy jiným způsobem než objednávkou učiněnou prostřednictvím komunikace na dálku, může poskytovatele kontaktovat elektronickou poštou, telefonicky, pozemní poštou či osobně. V takovém případě bude Smlouva uzavřena na základě odsouhlasení návrhu na uzavření Smlouvy v listinné podobě druhou Stranou.
2.7. V případě, že objednatel použije k uzavření Smlouvy objednávkového formuláře třetí strany nebo objednatele, pak odchylná ujednání v objednávkovém formuláři nemají nikdy přednost před ustanoveními VOP a nabídkou poskytovatele. Objednatel bere na vědomí, že Smluvní dokumenty poskytovatele, zejména nabídka, objednávka a VOP poskytovatele, mají z hlediska odchylných ujednání přednost před jakýmkoli jiným objednávkovým či poptávkovým formulářem. V případě, že objednatel ke své nabídce, poptávce či potvrzení připojí svoje obchodní podmínky ve smyslu § 1751 OZ, nestávají se tyto nikdy součástí Smlouvy.
3. PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
3.1. Předmět Smlouvy. Předmětem Smlouvy je závazek poskytovatele poskytovat níže uvedené Služby objednateli a závazek objednatele hradit měsíčně poskytovateli za Služby odměnu. K plnění Služeb poskytovatel nezbytně potřebuje od objednatele měsíčně obdržet podklady o činnosti objednatele. K plnění Služeb může poskytovatel využít třetích osob.
3.2. Služby a jejich rozsah. Přesný výčet poskytovaných Služeb je uveden v nabídce k uzavření Smlouvy, zejména v objednávce. Poskytováním služeb se rozumí provedení odborných úkonů, které souvisejí s předmětem podnikání poskytovatele, tzn. především poskytování ekonomických služeb a poradenství, reporting, ekonomických a účetních konzultací, vedení účetnictví, vedení daňové evidence, mzdového účetnictví nebo doplňkových služeb (dále jen "Služby"). Služby jsou poskytovány výhradně dle právního řádu České republiky. Na žádost objednatele projevenou písemným požadavkem např. formou komunikace na dálku může být rozsah Služeb měněn, kdy taková žádost má režim objednávky a v případě přijetí se Smlouva rozšiřuje o Služby potvrzené poskytovatelem ve formě dodatku Smlouvy. Součástí Služeb nikdy není materiální přezkum dokladů předaných objednatelem k plnění závazků podle Smlouvy s výjimkou kontroly formálních náležitostí daňových dokladů pro zaúčtování. Za obsah podkladů a sdělení nese odpovědnost objednatel. O některých Službách bude objednateli poskytnut výstup v písemné podobě, zejména formou výstupu v elektronické podobě. Písemnou formou se rozumí též jakékoli sdělení, které lze opětovně zobrazit, zejména forma sdělení v aplikacích, elektronická komunikace e-mailem apod.
3.3. Místo plnění Smlouvy. Není-li ujednáno jinak, je místem plnění Smlouvy sídlo poskytovatele. Údaje uvedené ve Smlouvě jsou poskytovatelem považovány za správné. Poskytovatel je oprávněn po obdržení objednávky toto obdržení objednateli potvrdit elektronickou poštou.
3.4. Způsob plnění Smlouvy vzdáleně a elektronická komunikace. Objednatel souhlasí s použitím komunikačních prostředků na dálku a plnění Smlouvy i Služeb. Náklady vzniklé objednateli při použití komunikačních prostředků na dálku v souvislosti s uzavřením Smlouvy (náklady na internetové připojení, náklady na telefonní hovory apod.) si hradí objednatel sám. Objednatel se zavazuje poskytovat zasílat poskytovateli veškeré podklady pro poskytnutí Služeb. Poskytováním informací se rozumí zasílání podkladů e-mailem, zpřístupnění a udržování funkčního API přístupu (vzdálený přístup do software objednatele, kdy objednatel udílí výslovný souhlas se stahováním dat), cloudové úložiště současně se zřízením a udržováním funkčního přístupu k němu, zejména sharepoint anebo google drive (vzdálený přístup do do složek s doklady), telefonní komunikace (pouze pro objasnění některých transakcí) anebo pošta. Za dohodnuté komunikační kanály pro poskytování informací a dále kontaktní údaje mezi objednatelem a poskytovatelem jsou považovány ty, které jsou uvedeny v nabídce k uzavření Smlouvy, např. v objednávce.
Odchozí elektronická komunikace. Objednatel se zavazuje zasílat veškeré podklady a případné dotazy poskytovateli pro poskytování Služeb výhradně na e-maily končící @proefo.com. V případě, že poskytovatele v nabídce na uzavření Smlouvy, např. v objednávce specifikujete konkrétní e-maily příchozí pošty poskytovatele, je objednatel povinen zasílat tyto sdělení výhradně na ně. Zašle-li objednatel podklady kamkoli jinam, nesplnil svoji smluvní povinnost a jedná se o podstatné porušení Smlouvy. Objednatel se zavazuje zasílat právně souladné, řádné a včasné podklady poskytovateli. Nedostatek součinnosti, např. nezaslání podkladů včas nebo zaslání nesprávných podkladů (vady v obsahu či formě), je zcela odpovědností objednatele a poskytovatel nemůže nést za takové pochybení objednatele odpovědnost, a to ani v případě, že se taková vada promítne do obsahu Služeb či jejich výsledného výstupu.
Příchozí elektronická komunikace. Poskytovatel se zavazuje zasílat objednateli veškeré výstupy ze Služeb a případné podněty ke zlepšení výhradně z e-mailu odchozí pošty poskytovatele na e-mail objednatele, kdy oba či více jsou uvedené v nabídce na uzavření Smlouvy, např. v objednávce. V případě, kdy bude v elektronické komunikaci zaslané z e-mailu odchozí pošty poskytovatele podepsána jiná osoba než některý ze zaměstnanců poskytovatele, jedná se o třetí osobu určenou poskytovatelem pro dodávky dílčích Služeb či podnětů ke zlepšení. Taková právní jednání jsou jednáním poskytovatele. Objednatel může požádat poskytovatele o poskytnutí smlouvy uzavřené mezi ním a takovou třetí osobou nebo si kdykoli vyžádat potvrzení, zda s takovou osobou má komunikovat, což je povinen učinit vždy v případě jakýchkoli pochybností, zejména když vyvstane jakákoli pravděpodobnost o neoprávněném přístupu k elektronické komunikaci či zaslání obsahu nesouvisejícím s poskytování Služeb. V takovém případě je odpovědností objednatele si vyžádat stanovisko poskytovatele, jinak ponese odpovědnost sám objednatel.
Elektronická komunikace e-mailem může být výjimečně nahrazena zasláním do datové schránky. Poskytovatel je oprávněn kdykoli změnit adresy e-mailů odchozí anebo příchozí pošty. Ode dne oznámení objednateli je objednatel povinen využívat výhradně nové adresy elektronické pošty poskytovatele. Poskytovatel je oprávněn příchozí i odchozí poštu s objednatelem sdílet se třetí osobou určenou poskytovatelem pro dodávky dílčích Služeb kterou bývá zejména externí účetní či jiný poradce, jenž mu dodává některé ze Služeb.
3.5. Pracovní doba poskytovatele. Poskytovatel provádí veškeré Služby dle Smlouvy v pracovní dny (všední dny, kdy jsou otevřeny banky, tedy dny vyjma sobot, nedělí a českých svátků), a to v době od 9:00 do 17:00 středoevropského časového pásma Currently Central European Time (CET), UTC +1, pokud se poskytovatel nerozhodne jinak. V případě, že objednatel požaduje provedení Služeb kdykoliv ve svátek či o víkendu nebo v době mimo časové rozmezí od 9:00 do 17:00, musí to být výslovně zmíněno ve Smlouvě mezi poskytovatelem a objednatelem, jinak toto není součástí Smlouvy a poskytovatel není povinen plnit. V případě, že si objednatel přeje provedení prací uvedených ve Smlouvě mimo časy uvedené ve Smlouvě dle předchozí věty, podléhají takové Služby cenové přirážce dle aktuálního ceníku poskytovatele. Případná nová dohoda o plnění mimo časy uvedené ve Smlouvě je dodatkem Smlouvy.
3.6. Všechny práce nad rámec objednávky budou účtovány dle cen uvedených v nabídce k uzavření Smlouvy, zejména v objednávce či v jejím potvrzení.
3.7. Práva a povinnosti poskytovatele.
Poskytovatel je dále oprávněn a povinen:
a) poskytovat Služby v odborné kvalitě, řádně a včas, v souladu s platným a účinným zněním všech příslušných právních předpisů dle svého nejlepšího svědomí v oprávněném zájmu objednatele, k čemuž může spolupracovat se třetí osobou určenou poskytovatelem pro dodávky dílčích Služeb a předávat jí veškeré informace a podklady obdržené od objednatele,
b) poskytovat Služby osobně prostřednictvím svých zaměstnanců, nebo za pomoci přizvané třetí osoby, jejíž schopnost pro provedení úkonů prověřil a za touto osobou předložené výsledky vůči objednateli odpovídá. Objednatel bere na vědomí, že poskytovatel zpravidla zajišťuje plnění některých Služeb ze Smlouvy právě třetí osobou, a je povinen toto plnění přijmout,
c) považuje písemné pokyny a informace získané od objednatele za závazné, upozorní ho však na zřejmou nevhodnost jeho pokynů, které by mohly mít za následek vznik škody. V případě, že objednatel i přes takové upozornění na splnění pokynu trvá, poskytovatel neodpovídá za škodu takto vzniklou (zejména, nikoli však výlučně, pokuty správních orgánů) a nutnost vynaložit objednatelem další náklady. Na nesprávné pokyny nebo nesrovnalosti v podkladech může být objednatel upozorněn, kdy neuposlechnutí těchto doporučení může mít stejné následky, což objednatel výslovně přijímá,
d) odpovídá objednateli za správnost poskytnutých Služeb s výjimkou případů, kdy je nesprávnost poskytnutých služeb způsobena tím, že objednatel (jakákoli možnost samostatně) poskytne poskytovateli nepřesné, neúplné, nepravdivé nebo opožděné údaje, neodstraní nedostatky v dokladech nebo trvá na jejich zaúčtování, doplní nebo pozmění doklady po jejich zpracování nebo přes upozornění na možná rizika a různé možnosti výkladu právních předpisů trvá na zpracování dokladů způsobem, který není s právní úpravou plně v souladu,
e) neodpovídá za škodu způsobenou tím, že objednatel nepředá poskytovateli podklady potřebné pro poskytnutí Služeb nebo je nepředá v dohodnutých termínech a dojde tak např. k opožděnému podání daňového přiznání, hlášení či opožděné platbě. Účtovány jsou pouze dodané podklady,
f) neodpovídá za škodu vzniklou tím, že objednatel nedodá poskytovateli informaci o všech skutečnostech majících vliv na poskytnutí Služby nebo kvalifikované rady v oblasti daní a účetnictví a dojde tak k nesprávnému posouzení nebo doporučení,
g) zachovává mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvěděl od objednatele v souvislosti s výkonem činností podle Smlouvy, pokud této povinnosti není zproštěn obecně závazným právním předpisem nebo objednatelem. Též případná spolupracující třetí osoba je vázána smluvně mlčenlivostí,
h) dodržuje při poskytování Služeb dle Smlouvy termíny stanovené zákony a ostatními platnými a účinnými právními předpisy, které vyplývají pro objednatele ze Smlouvy, za podmínky, že objednatel k tomu poskytne potřebnou součinnost v podobě včasného předložení dokladů dle Smlouvy,
i) předá objednateli zpracované výstupy v elektronické podobě v dohodnutém rozsahu a termínech dle Smlouvy, co nejdříve, tedy ideálně za jeden (1) až pět (5) dní, nejpozději však dvacátý (20) den po převzetí kompletních dokladů ke zpracování Služeb od objednatele. Tato lhůta se prodlužuje o dobu, kdy objednatel neposkytl veškeré potřebné podklady. Je odpovědností objednatele kontrolovat pravidelně komunikační kanály užívané k plnění této Smlouvy, výstupy a nebo doporučení poskytovatele si zobrazovat a účastnit se navržených schůzek. V případě, že tak objednatel neučiní, jsou následky odpovědností objednatele. Smluvní strany jsou oprávněny se navzájem požádat o uskutečnění schůzky. Po podání přiznání k dani z příjmů právnických osob předá poskytovatel objednateli zpracovaná data za celé zdaňovací období v dohodnutém rozsahu včetně roční účetní závěrky vzdáleně formou elektronické pošty, na elektronickém nosiči dat, a to formou dle uvážení poskytovatele a za podmínky, že bude objednatelem uhrazena vyúčtovaná odměna včetně úroku z prodlení za poskytnuté Služby neuhrazené v termínu splatnosti dle Smlouvy,
j) informuje objednatele o zcela zjevně nesprávných zjištěných okolnostech vyplývajících z předložených dokladů a informací,
k) poskytovatel účtuje a inkasuje od objednatele splatnou Odměnu za poskytnuté Služby a další poplatky podle Smlouvy,
l) pro případ prodlení s úhradou odměny za poskytnuté služby dle Smlouvy o více než dvacet (30) dnů může poskytování Služeb pozastavit, či ukončit. Předtím, než poskytovatel poskytování objednané činnosti pozastaví či ukončí, může objednatele upozornit na rizika pro něj vyplývající z toho, že poskytovatel ve smluveném termínu neprovede objednané Služby. Objednatel si je vědom takových rizik,
m) Poskytovatel smí vystavit pouze výdajové a příjmové pokladní doklady, pokud ho o to objednatel požádá, interní doklady nutné k zaúčtování mezd, zákonného pojištění, odpisů, leasingových splátek a opravný doklad k provedenému účtování. Poskytovatel vede také evidenci odepisovaného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku objednatele. Na zjednodušené daňové doklady může poskytovatel doplnit daň v souladu s ustanovením § 26 ve spojení s § 37 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v účinném znění (dále jen "ZDPH") a na daňové doklady při pořízení zboží z jiného členského státu Evropského společenství údaje podle ustanovení § 36 a násl. ZDPH, pokud nebudou na dokladech uvedeny. Objednatel je povinen po převzetí zpracovaných dokladů tyto zkontrolovat, případně doplnit na nich chybějící údaje anebo podpisy,
n) v případě prodlení objednatele s úhradou za poskytnuté služby o 3 kalendářní dny je poskytovatel oprávněn vystavit a zaslat objednateli první upomínku, která není zpoplatněna. Druhá a každá další upomínka bude zpoplatněna částkou pět set korun českých (500 Kč). Druhou a každou další upomínku je poskytovatel oprávněn vystavit vždy nejdříve sedm (7) kalendářních dnů ode dne vystavení poslední zaslané upomínky,
o) v případě prodlení objednatele s dodáním požadovaných informací nebo podkladů, jež jsou stěžejní pro provedení měsíční účetní uzávěrky nebo pro správnost účetních dat, zažádá poskytovatel objednatele o dodání potřebných dokladů. Příští a každé další upomínání o dodání informací nebo podkladů bude zpoplatněno částkou pět set korun českých (500 Kč). Poskytovatel zasílá žádosti o dodání podkladů v závislosti na naléhavosti daného podkladu nebo informace. Uvedené se uplatní i pro výzvu k převzetí podkladů po skončení Smlouvy,
p) je-li podstatou poskytování Služeb poskytovatele na základě této Smlouvy autorská činnost ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (dále jen "autorský zákon"), příp. je-li výsledkem činnosti poskytovatele autorské dílo (např. report, výstup ve webovém rozhraní či aplikaci apod.), poskytuje tímto poskytovatel objednateli k tomuto předmětu chráněnému autorským právem nevýhradní licenci (tedy jak poskytovatel, tak objednatel mohou nadále dílo užívat), a to územně neomezenou, na dobu trvání této Smlouvy. Objednatel je oprávněn takové autorské dílo zpřístupnit všem osobám související s jeho činností. Odměna za udělení licence je součástí Odměny.
3.8. Práva a povinnosti objednatele.
Objednatel je dále oprávněn a povinen:
a) obracet se se svými požadavky na poskytovatele a své požadavky uplatňovat prostřednictvím elektronické pošty, pokud tyto požadavky mají vliv na kvalitu poskytovaných Služeb nebo změnu předem sjednaného rozsahu činností a úkonů či změny odměny,
b) oprávněn podávat reklamace k poskytnutým Službám a veškeré vady každé jedné Služby je povinen řádně odůvodnit,
c) předávat poskytovateli průběžně (viz čl. 3.8 písm. d) VOP) a včas (nejpozději do dvacátého dne v měsíci poskytnutí Služby, ideálně do desátého dne) elektronické originály či elektronické kopie všech účetních a daňových dokladů souvisejících s předmětnou podnikatelskou činností ke zpracování. Doklady musí obsahovat všechny náležitosti vyžadované platnými a účinnými právními předpisy a položky na nich musí být jednoznačně identifikované (kódem či značkou). Doklady, které nebudou jednoznačně identifikované, budou zaúčtovány jako nedaňové. Objednatel odpovídá za vyloučení duplicity předávaných dokladů,
d) předávat poskytovateli doklady a podklady za příslušný měsíc ke zpracování v rámci Služeb nejméně jednou měsíčně, a to vždy nejpozději dvacátého (20) dne měsíce následujícího po měsíci, za který mají být Služby dle Smlouvy poskytnuty, a současně v dostatečném předstihu přede dnem zákonné lhůty pro právní jednání, pokud ve Smlouvě není stanoveno jinak, a to v plném rozsahu veškeré doklady, smlouvy, informace a vysvětlení, které mohou mít vliv na správnost, úplnost a průkaznost poskytnutí Služeb dle Smlouvy. Objednatel je nejpozději tímto uvědomen, že je vhodné poskytnout podklady atd. dříve, ideálně do desátého (10) dne. Pro vyjasnění pochybností, objednatel je povinen poskytnout podklady za měsíc červenec 2021 nejpozději do 20. srpna 2021, ideálně však do 10. srpna 2021.
Podklady a doklady ke zpracování je objednatel povinen předávat poskytovateli elektronickou formou. V případě výpadku veškerých komunikačních služeb na dálku je objednatel povinen doručit podklady v listinné podobě do sídla poskytovatele. Pokud objednatel odmítne poskytnout součinnost s předáním informací anebo podkladů, nemůže uplatňovat reklamaci vůči poskytovateli týkající se nejasností v počtu a kvalitě předaných dokladů ke zpracování či v jakékoli jiné souvislosti. Odepření součinnost dle písm. c) anebo d) tohoto článku s předáním informací anebo podkladů je podstatným porušením Smlouvy,
e) řádně a včas platit poskytovateli odměnu za poskytnuté služby dle Smlouvy, včetně případných úroků z prodlení, poplatků nebo účelně vynaložených nákladů. Prodlení s úhradou po více jak deset (10) kalendářních dnů je podstatným porušením Smlouvy,
f) bez zbytečného odkladu informovat poskytovatele o všech skutečnostech a změnách a též reklamacích k poskytnuté Službě majících vliv na provádění poskytované Služby nebo odměny, včetně informací, o které poskytovatel v souvislosti s poskytnutím Služby požádal,
g) na výzvu poskytovatele se zúčastnit jednání, a to zejména prostřednictvím hovoru, video hovoru či jinak, a to především o záležitostech, které mohou ovlivnit kvalitu poskytovaných Služeb či způsobit škodu,
h) užívat poskytnuté Služby výhradně pro svoji potřebu a dodržovat mlčenlivost o všech skutečnostech, které souvisí s předmětem Smlouvy a o kterých se dozvěděl jakkoli přímo či nepřímo od poskytovatele nebo třetí osoby určené poskytovatelem pro dodávky dílčích Služeb. Objednatel je však oprávněn sdílet veškeré informace s osobami, které souvisejí s výkonem jeho činnosti, zejména poradci, účetními, investory, managementem apod. Objednatel bere na vědomí, že Služby jsou vytvářeny pro něj a tudíž je nelze použít pro jinou osobu než objednatele,
i) na výzvu poskytovatele předložit k nahlédnutí dříve zpracované doklady, které mají souvislost s poskytováním Služeb, a to nejpozději do pěti (5) dní,
j) disponuje-li jimi, poskytnout poskytovateli své aktuální interní směrnice upravující postupy účtování tak, jak vyplývá ze zákona o účetnictví, prováděcí vyhlášky a Českých účetních standardů za účelem zajištění správného vedení účetnictví a souladu s předchozím stavem. Pokud takové směrnice objednatel nemá, poskytovatel je na žádost objednatele a po dohodě s ním za úplatu vypracuje na základě samostatné objednávky,
k) poskytnout poskytovateli bez zbytečného odkladu všechny další informace a dokumenty, které mohou jakkoli ovlivnit výsledky hospodaření nebo daňovou povinnost objednatele a provádění Služeb,
l) vystavit potřebný počet plných mocí znějících na poskytovatele nebo poskytovatelem určenou třetí osobu, ukáže-li se to nutné pro řádné poskytnutí Služby poskytovatelem, zejména je-li to potřebné např. k přístupu do datové schránky nebo vyžaduje-li to situace a poskytovatel o to objednatele požádá,
m) objednatel je v každém případě povinen poskytovatele neprodleně informovat o případné změně kontaktu či preferovaného komunikačního kanálu. Platí, že ve Smlouvě uvedené komunikační kanály a kontakty používá objednatel dostatečně často tak, aby byla zachována potřebná součinnost nutná pro poskytování Služeb,
n) v případě, že si objednatel objednal plnění Služeb skrze datovou schránku, zavazuje se k poskytnutí přístupových údajů do své datové schránky, a dále se zavazuje udržovat je platné, aby Služby v podobě výstupu směřujícího ke státním orgánům (zejména daňové přiznání, kontrolní a opravné hlášení DPH apod.) mohly být poskytovány právě prostřednictvím datové schránky objednatele. Takový výstup Služeb nemusí být objednateli k jeho rukám poskytnut, neboť bude poskytnut právě státním orgánům. Rovněž je-li mezi objednatelem a poskytovatelem domluveno využívání jakýchkoli přístupových údajů, například k datové schránce objednatele, je objednatel povinen poskytovatele neprodleně informovat, změní-li se tyto přístupové údaje,
m) oprávněn vyžádat si od poskytovatele kdykoliv v průběhu této Smlouvy dokumenty, účetní deník, analýzy, záznamy, výsledky, jakož i jakékoliv jiné údaje a materiály týkající se objednatele vzniklé jakkoli v souvislosti s některou ze Služeb, a poskytovatel je povinen objednateli předat žádané dokumenty (resp. jejich kopie) nejpozději do pátého (5) dne následujícího po obdržení takové žádosti o jejich předložení v písemné formě. Takovou žádost nelze podat ve lhůtě pro plnění výstupů Služeb poskytovatelem dle č. 3.7 písm. i) VOP,
n) výstupy předané poskytovatelem není objednatel oprávněn dodatečně měnit nebo upravovat a jakákoli změna není poskytovatelem doporučena, neboť z ní může vzniknout škoda. V případě změny ve Službách či v jejich výstupu přechází na objednatele odpovědnost za případnou škodu a veškeré další právní následky z takového jednání plynoucí,
o) není-li dohodnuto jinak, je poskytovatel povinen předat objednateli po ročním zpracování převzaté doklady na výzvu objednatele zpět, o čemž bude sepsán závěrečný předávací protokol. K předání může poskytovatel zmocnit třetí osobu. Doklady objednatel převezme ve stanoveném termínu a místě proti podpisu závěrečného předávacího protokolu. Nepřevezme-li objednatel na základě výzvy doklady ve stanoveném termínu, je poskytovatel oprávněn tyto doklady odeslat objednateli na náklady a adresu objednatele uvedenou ve Smlouvě, příp. ve veřejně přístupném rejstříku. K předání a převzetí podkladů nedojde v případě, kdy objednatel vyjádří svoji vůli je nepřevzít či kdy podklady byly zasílány v elektronické podobě a jsou tedy elektronickými kopiemi.
3.9. Součinnost. Strany jsou povinny si poskytnout veškerou součinnost nutnou k provedení Služeb. Plnění Smlouvy může být poskytovatelem odloženo na dobu, kdy objednatel poskytne jemu nebo určené třetí osobě součinnost.
3.10. Zkušební doba. Byla-li mezi stranami ve Smlouvě ujednána zkušební doba, je její délka uvedena v nabídce k uzavření Smlouvy, např. v objednávce, jinak činí dva (2) měsíce. Zkušební dobou se rozumí poskytování Služeb dle Smlouvy, kdy ve zkušební době je objednatel oprávněn Smlouvu vypovědět kdykoli písemně bez výpovědní doby a nárok poskytovatele na úhradu plné odměny ze Smlouvy vzniká již prvního (1) kalendářního dne každého měsíce, kdy mají být Služby poskytovány. Po uplynutí zkušební doby se Smlouva automaticky mění tak, že právo objednatele vypovědět Smlouvu bez výpovědní doby, které měl ve zkušební době, zaniká a moment vzniku odměny se řídí Smlouvou, v ostatním trvají podmínky dle Smlouvy (včetně VOP).
3.11. Seznámení se Službami, které poskytovatel nemůže provést. V případě vyjádření zájmu objednatele sepíší Strany po ukončení zdaňovacího období daně z příjmu závěrečný předávací protokol, při jehož podpisu poskytovatel seznámí objednatele s úkony, které sám nemůže pro objednatele provést.
4. PRÁVA Z VADNÉHO PLNĚNÍ
4.1. OZ. Práva a povinnosti Stran ohledně práv z vadného plnění se řídí příslušnými obecně závaznými předpisy, zejména ustanoveními § 1914 až 1925, § 2099 až 2116 OZ. Aplikace ust. § 2161 až 2174 je stranami vyloučeno.
4.2. Podstatné a nepodstatné porušení Smlouvy. Práva z vadného plnění vznikají při vadě Služby, která může nabývat rozměru podstatného či nepodstatného porušení Smlouvy. Podstatným porušením Smlouvy se rozumí situace popsané ve Smlouvě a dále situace, kdy Služba není ani z části způsobilá účelu plynoucímu ze Smlouvy, jinak k účelu, kterému Služba primárně slouží. Podstatným porušením Smlouvy ve vztahu ke Službám je tedy pouze ta situace, kdy Služba je pro objednatele zcela nepoužitelná ke svému hlavnímu účelu zaviněním poskytovatele. Veškerá ostatní porušení Smlouvy ze strany poskytovatele jsou nepodstatnými porušeními Smlouvy, a to i ve svém souběhu a kombinaci.
4.3. Uplatnění vady. Objednatel je oprávněn písemně uplatnit práva z vadného plnění s přesným popisem Služby a vady v rozsahu, kvalitě či zúčtovaní odměny za Služby a s volbou práva z vadného plnění. Písemnou formou se rozumí též prostředky elektronické komunikace na dálku, tj. e-mail a datová schránka. K uplatnění práva z vadného plnění e-mailem použije objednatel výhradně e-mailovou adresu odchozí pošty. Právy z vadného plnění jsou oprava vady Služby, dodání bezvadné Služby nebo přiměřená sleva z Odměny za tu kterou Službu. Práva z vadného plnění nelze kombinovat a platí, že v momentu poskytnutí řešení zvoleného práva z vadného plnění poskytovatelem je vada odstraněna, zejména opravou Služby. Za okamžik uplatnění práva z vadného plnění (reklamace Služby) se považuje okamžik, kdy poskytovatel obdržel od objednatele písemnou reklamaci obsahující údaje dle tohoto článku. Reklamace neodpovídající těmto požadavkům nemůže být uznána.
4.4. Termín uplatnění vady. Práva z vadného plnění je objednatel povinen uplatnit neprodleně po zjištění neshody, nejpozději však v den splatnosti odměny za Službu, jejíž vada je vytýkána (den splatnosti faktury).
4.5. Termín vyřízení. Poskytovatel vyřídí uplatnění práva z vadného plnění za Služby či vyúčtovanou odměnu bez zbytečného odkladu, nejpozději však do třiceti (30) dnů ode dne doručení písemné reklamace. V případě nutnosti dodání dalších dokumentů či informací objednatelem pro posouzení vady tato lhůta počíná běžet od dodání chybějících dokumentů nebo informací.
4.6. Záruka. V případě, že poskytovatel písemně neposkytl záruku za jakost a dobu jejího trvání, má objednatel pouze práva z vadného plnění dle OZ a této Smlouvy. Záruka za jakost může být limitována v objednávce, záručním prohlášení (např. v záručním listě nebo faktuře či daňovém dokladu), a uplatnění vad ze záruky se řídí VOP.
4.7. Další práva a povinnosti Stran související s odpovědností poskytovatele za vady může upravit vnitřní předpis poskytovatele, zejména reklamační řád, jež se objednatel zavazuje dodržovat a který je dostupný na webových stránkách poskytovatele.
5. Odměna a platební podmínky
5.1. Odměna. Za poskytnutí Služeb ze Smlouvy a za další činnosti vyžádané objednatelem má poskytovatel nárok na odměnu (dále jen "Odměna"), která je stanovena dohodou smluvních Stran ve Smlouvě, zejména v nabídce k uzavření Smlouvy. Odměnou se dále rozumí paušální odměna a dodatečná odměna za vícepráce. Poskytovateli vznikne Odměna v plné výši i pokud objednatel z důvodů na své straně nevyužije plný rozsah nebo žádnou z objednaných Služeb.
5.2. Paušál a vícepráce. Odměna za Služby byla stanovena jako paušální částka odměny za Služby, tedy pravidelná měsíční. Výčet a množství Služeb, které jsou zahrnuty v paušální odměně, je uveden v návrhu na uzavření Smlouvy, zejména v objednávce. Vícepráce jsou některé ze Služeb nebo dalších činností, které přesahují rozsah paušální odměny anebo v ní nejsou zahrnuty. Za vícepráce poskytovateli náleží dodatečná Odměna vyjádřená počtem víceprací a cenou každé z nich. Poskytovatel má právo provedení víceprací odmítnout. Nárok na paušální Odměnu vzniká pravidelně měsíčně vždy prvního (1) dne v měsíci od účinnosti Smlouvy. Nárok na dodatečnou Odměnu za vícepráce vzniká momentem přijetí žádosti objednatele poskytovatelem o provedení takové vícepráce.
5.3. Odměna vzniká i při nesoučinnosti. V případě, že objednatel neposkytne součinnost, tedy zejména když nepředloží doklady potřebné k poskytnutí Služby (zejména se nezúčastní schůzky nebo konzultace, nezpřístupní si reporty anebo jiné výstupy, nekomunikuje s poskytovatele, nedodá doklady ke zpracování účetnictví, mezd, přiznání anebo hlášení k DPH apod.) řádně (obsahově a formálně správné), kompletní a včas dle VOP, vzniká poskytovateli i tak nárok na odměnu za poskytnutí Služeb dle Smlouvy.
5.4. Splatnost a Odměna vyjádřená bez DPH. Fakturace Odměny poskytovatele bude provedena po vzniku nároku na Odměnu dle 5.1. a 5.2. VOP a bude splatná vždy patnáctého (15) dne měsíce následujícího po měsíci, ve kterém nárok na Odměnu vznikl. Faktura bude mít náležitosti daňového dokladu a poskytovatel jej zašle v elektronické podobě na elektronickou adresu objednatele, přičemž v ní může být odložena splatnost Odměny až o čtrnáct (14) dní. Odměna je vyjádřena bez DPH a k odměně dle Smlouvy bude připočtena DPH ve výši dle účinné právní úpravy. Odměna za Služby se považuje za uhrazenou dnem připsání poslední dlužné částky na účet poskytovatele.
5.5. Další náklady. Objednatel se zavazuje uhradit poskytovateli další náklady, které vzniknou poskytovateli nad rámec Smlouvy (správní poplatky a náklady na odvrácení škody hrozící objednateli) a které Smlouva výslovně nezmiňuje. Objednatel se zavazuje uhradit poskytovateli též vynaložené náklady k odvrácení škody nebo újmy objednateli, a to nejpozději se splatností nejbližší Odměny.
5.6. Příplatek za expresní služby. Poskytovatel má právo stanovit příplatek za provedení expresních služeb, tedy služeb poskytnutých mimo pracovní dobu poskytovatele dle čl. 3.5 VOP anebo v době následující po nedodání podkladů ve včasném termínu dle VOP anebo pro ztíženou či vůbec žádnou možnost objednatele kontaktovat a z toho plynoucí nutnost víceprací poskytovatele.
5.7. Bezhotovostní úhrada. Odměnu za Služby, vícepráce i vynaložené náklady, tedy veškeré finanční plnění objednatele ze Smlouvy může objednatel uhradit poskytovateli pouze bezhotovostně převodem na bankovní účet poskytovatele č. 2601197039/2010 vedený u společnosti FIO Banka (dále jen "bankovní účet poskytovatele"). Bezhotovostní převod je objednatel povinen provést společně s uvedením variabilního symbolu platby, jež je uveden v návrhu na uzavření Smlouvy, zejména v objednávce, a pokud tomu tak není, je variabilním symbolem identifikační číslo (IČO) objednatele. V případě bezhotovostní platby je závazek objednatele uhradit kupní cenu splněn okamžikem připsání příslušné částky na účet poskytovatele.
5.8. Prodlení objednatele s úhradou Odměny a smluvní úrok z prodlení. Neuhradí-li objednatel včas Odměnu nebo bude-li v prodlení s jinými splatnými úhradami dle Smlouvy, není poskytovatel povinen realizovat další Služby ani vícepráce, a dále je objednatel povinen uhradit poskytovateli smluvní úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý započatý den prodlení. Strany se dohodly, že výše úroku z prodlení je pro ně přiměřená.
5.9. Zápočet a postoupení. Strany se domluvily, že poskytovatel je oprávněn smluvní pokutu, dlužnou Odměnu nebo újmu započíst proti již obdrženému plnění ze Smlouvy, zejména zálohy, a to i pohledávku před splatností či podmíněnou. Poskytovatel je oprávněn postoupit třetí straně splatné pohledávky vůči objednateli, který je v prodlení s úhradou odměn za poskytnuté služby, příp. s úhradou dalších pohledávek dle Smlouvy, a to za účelem jejich vymáhání.
5.10. Podmínky dodatečného potvrzení. Poskytovatel je oprávněn, zejména v případě, že ze strany objednatele nedojde k dodatečnému potvrzení objednávky (pokud si ji poskytovatel vyžádá), požadovat uhrazení celé Odměny (paušál + vícepráce) ještě před započetím poskytování Služeb či víceprací, i pokud bylo ve Smlouvě specifikováno jinak. Ustanovení § 2119 odst. 1 OZ se nepoužije.
5.11. Slevy nelze kombinovat. Případné slevy z Odměny poskytnuté poskytovatelem objednateli nelze vzájemně kombinovat. Všechny slevy z Odměny jsou obsaženy v návrhu na uzavření Smlouvy, zejména v objednávce, případně v pozdějším písemném sdělení poskytovatele, které se stává součástí Smlouvy přijetím slevy objednatelem. Obsahuje-li Smlouva slevu, projektovou cenu aj. slevy, objednatel výslovně souhlasí s tím, že tato sleva může být započtena oproti dalším požadovaným slevám a sankcím ze strany objednatele (například z hlediska uznaných vad Služeb apod.). Objednateli nepřísluší žádná další práva z vadného plnění, byla-li sleva poskytnuta právě pro nějaký nedostatek Služby.
5.12. Inflační doložka. Poskytovatel je oprávněn upravit výši odměny ze Smlouvy jednostranně z důvodu inflace za podmínek dále uvedených:
a) Inflací se rozumí meziroční inflace měřená vzrůstem úhrnného indexu spotřebitelských cen zboží a služeb, kterou vyčísluje každým kalendářním rokem Český statistický úřad za rok předcházející a která je vyjádřená v procentech.
b) Vždy od 1. ledna kalendářního roku dále do budoucna je poskytovatel oprávněn zvýšit požadované odměny za poskytované služby z důvodu inflace, a to o tolik procent, kolik procent činila inflace v roce předcházejícím.
c) Odměny za poskytované služby zvýšené z důvodu inflace se považují za sjednané Odměny podle Smlouvy.
d) Zvýšil-li poskytovatel požadované Odměny za poskytované služby z důvodu inflace a objednatel již splatné Odměny podléhající tomuto zvýšení zaplatil, pak je objednatel povinen doplatek k již zaplaceným Odměnám poskytovateli zaplatit v termínu nejblíže splatné Odměny, pokud se Strany nedohodnou jinak.
e) Poskytovatel je povinen své rozhodnutí o zvýšení požadovaných Odměn z důvodu inflace objednateli písemně oznámit a eventuální doplatek řádně vyúčtovat.
f) Odmítne-li objednatel uhradit poskytovateli Odměnu zvýšenou dle tohoto odstavce, jde o podstatné porušení Smlouvy.
6. DOHODA O MLČENLIVOSTI A ZACHOVÁNÍ OBCHODNÍHO TAJEMSTVÍ
6.1. Závazek mlčenlivosti a ochrany obchodního tajemství. Strany se zavazují chránit důvěrné informace smluvních Stran, se kterými se smluvní Strany seznámí v rámci jednání o spolupráci a následným plněním Smlouvy. Strany se zavazují nesdělit nikomu důvěrné informace ani obchodní tajemství a neumožnit k nim přístup třetím osobám, nereprodukovat je nebo je využít ve svůj prospěch nebo ve prospěch třetích osob, není-li stanoveno jinak. Tento závazek trvá po dobu účinnosti Smlouvy a tři (3) roky poté.
6.2. Spolupráce s třetí osobou. Poskytovatel spolupracuje s třetími osobami při poskytování Služeb, zejména s finančními konzultanty, softvérovými vývojáři, externími účetními a daňovými poradci. Závazek mlčenlivosti dle čl. 6.1. VOP se nevztahuje na tyto třetí osoby, a to z důvodu, že tyto třetí osoby spolupracující s poskytovatelem jsou zavázány mlčenlivostí smluvně zvlášť. V případě, že objednatel bude nezbytně potřebovat spolupracovat se třetí osobou a sdělit jí důvěrné informace anebo obchodní tajemství, vyžádá si k tomu předchozí písemný souhlas poskytovatele elektronickou poštou na adresu odchozí pošty.
6.3. Důvěrné informace. Důvěrnými informacemi se rozumí, bez ohledu na formu a způsob jejich sdělení či zachycení a až do doby jejich zveřejnění, jakékoli a všechny skutečnosti, které se smluvní Strana v průběhu vzájemné spolupráce dozví, anebo které jí druhá smluvní Strana v průběhu trvání Smlouvy zpřístupní, jakož i sama existence těchto skutečností vyjma existence vzájemné spolupráce smluvních Stran (dále jen "důvěrné informace").
6.4. Obchodní tajemství. Obchodní tajemství ve smyslu § 1730 OZ Smlouvou chráněné tvoří rovněž veškeré skutečnosti technické, ekonomické, právní a výrobní povahy v hmotné nebo nehmotné formě, které byly jednou ze smluvních Stran poskytnuty druhé smluvní Straně. Tyto skutečnosti nejsou v příslušných obchodních kruzích zpravidla běžně dostupné a obě smluvní Strany mají zájem na jejich utajení a na odpovídajícím způsobu jejich ochrany (dále jen "obchodní tajemství").
6.5. Zabezpečení. Současně se smluvní Strany zavazují, že zabezpečí, aby převzaté informace, dokumenty a případné analýzy obsahující obchodní tajemství nebo důvěrné informace byly řádně evidovány. Smluvní Strany se dále zavazují, že obchodní tajemství a důvěrné informace nepoužijí v rozporu s jejich účelem ani účelem jejich poskytnutí pro své potřeby nebo ve prospěch třetích osob. Obě smluvní Strany omezí počet zaměstnanců pro styk s těmito informacemi a přijmou účinná opatření pro zamezení úniku informací.
6.6. Výjimky ze závazku dle čl. 6.1. VOP. Povinnost dle čl. 6.1. VOP se nevztahuje na důvěrné informace nebo obchodní tajemství, které:
a) byly písemným souhlasem druhé smluvní Strany uvolněny od těchto omezení,
b) jsou veřejně dostupné nebo byly zveřejněny jinak než porušením povinnosti jedné ze smluvních Stran,
c) příjemce je zná zcela prokazatelně dříve, než je sdělí smluvní Strana,
d) jsou vyžádány soudem, státním zastupitelstvím nebo věcně příslušným správním orgánem na základě zákona a jsou použity pouze k tomuto účelu,
e) jsou sděleny advokátovi, neboť tomu plyne povinnost mlčenlivosti ze zákona.
6.7. Duševní vlastnictví. Poskytnutí informací spadajících do oblasti obchodního tajemství nebo důvěrných informací nezakládá žádné Straně právo na licenci, ochrannou známku, patent, právo užití nebo šíření autorského díla ani jakékoliv jiné právo duševního nebo průmyslového vlastnictví.
6.7. Vlastnictví informací. Veškeré důvěrné informace i obchodní tajemství zůstávají vlastnictvím poskytující smluvní Strany, včetně subjektů jejího organizačního uspořádání, a budou přijímající smluvní Stranou vráceny Straně poskytující po zaslání písemné žádosti této poskytující smluvní Strany nebo v případě, nebude-li informace nebo poskytnuté údaje přijímající smluvní Strana potřebovat, taktéž na základě žádosti.
6.8. Smluvní pokuta při porušení závazku dle čl. 6.1. VOP. Za každé jedno porušení povinností dle čl. 6.1. VOP má poškozená smluvní Strana právo uplatnit u druhé smluvní Strany, která tyto povinnosti porušila, nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 1.000 000,- Kč (slovy: jeden milion korun českých). Smluvní pokutu je druhá smluvní Strana povinna uhradit do třiceti (30) kalendářních dnů ode dne doručení výzvy k úhradě smluvní pokuty.
7. UKONČENÍ SMLOUVY
7.1. Způsoby ukončení. Tato Smlouva může být ukončena dohodou smluvních Stran nebo výpovědí.
7.2. Výpověď s výpovědní dobou. Každá ze Stran může tuto Smlouvu vypovědět ve výpovědní době jednoho (1) měsíce bez nutnosti uvedení důvodu. Výpovědní doba počíná plynout okamžitě dnem, ve kterém byla výpověď doručena. Smlouva trvá ve výpovědní době v nezměněné podobně a platnost a účinnost Smlouvy končí uplynutím výpovědní doby.
7.3. Výpověď bez výpovědní doby. Každá ze Stran může vypovědět tuto Smlouvu bez výpovědní doby v případě, že druhá Strana podstatně poruší Smlouvu. Poskytovatel dále může částečně nebo v plném rozsahu vypovědět bez výpovědní doby Smlouvu v případě, že objednatel neposkytl součinnost, dojde-li k narušení důvěry, zachoval se či hrozí, že se zachová tak, že dojde k porušení Smlouvy, kdykoli do dodání zboží či služby, změní-li se charakter Služby či se Služba zruší nebo již v této variantě není dodávána. Poskytovatel je povinen tuto skutečnost objednateli oznámit. V takovém případě vrátí poskytovatel objednateli nevyčerpané peněžní prostředky na úhradu Služeb do třiceti (30) dnů od vystavení příslušného účetního dokladu (a jeho potvrzení objednatelem), který bude vystaven na základě odstoupení od Smlouvy, a to stejným způsobem, jakým peněžní prostředky poskytovatel od objednatele přijal, avšak pouze v případě, že je skutečně přijal (objednatel zaplatil poskytovateli). Platnost a účinnost Smlouvy končí doručením písemné výpovědi.
7.4. Sankční poplatek v případě podstatného porušení Smlouvy. Pro případ ukončení Smlouvy z důvodu podstatného porušení Smlouvy je poskytovatel oprávněn žádat po objednateli sankční poplatek ve výši dvou (2) měsíčních Odměn.
7.5. Po skončení Smlouvy.
7.5.1. Konec poskytování Služeb. V případě ukončení Smlouvy dohodou ukončí poskytovatel poskytování Služeb ke dni v dohodě uvedenému. V případě ukončení Smlouvy výpovědí s výpovědní dobou je poskytovatel povinen řádně dokončit veškeré již zahájené Služby ve prospěch objednatele a příslušné výstupy předat objednateli v termínech a způsobem stanoveným v této Smlouvě. Poskytovatel však zpracuje jen ty Služby, které je možno do dne skončení platnosti a účinnosti Smlouvy stihnout. Za tyto Služby má zpracovatel nárok na veškeré odměny sjednané v této Smlouvě. Objednatel je povinen zajistit poskytování Služeb v souvislosti se skončením platnosti a účinnosti Smlouvy jinou osobou v dostatečném předstihu tak, aby mu nevznikla škoda, jinak za ni sám odpovídá, neboť byl na možnou škodu upozorněn.
7.5.2. Předání podkladů. V případě ukončení Smlouvy jakýmkoli způsobem budou poskytovatelem předány objednateli veškeré doklady bez zbytečného odkladu od data ukončení platnosti a účinnosti Smlouvy, nejpozději však do patnácti (15) dnů. K předání a převzetí podkladů nedojde v případě, kdy objednatel vyjádří svoji vůli je nepřevzít, podklady byly spotřebovány či podklady byly zasílány v elektronické podobě, jsou tedy elektronickými kopiemi. V případě, že si objednatel přeje fyzické převzetí podkladů, je povinen se dostavit v poskytovatelem určený den a čas na konkrétní místo, kde mu budou nahrány na USB, cloudové úložiště či pevný disk, a vyvázány do označených spon vč. jejich uložení do transportních krabic, za což mu bude účtován poplatek 500 Kč za každou hodinu zpracování. Dále je objednatel povinen k ukončení všech činností souvisejících s poskytovanou Službou a uhradit veškeré dlužné částky Odměn. Doklady převezme objednatel ve stanoveném termínu a místě proti podpisu předávacího protokolu. Nepřevezme-li objednatel na základě výzvy doklady ve stanoveném termínu, je poskytovatel povinen tyto doklady odeslat nejpozději do tří (3) měsíců od uplynutí termínu uvedeném ve výzvě zaslané objednateli na adresu objednatele uvedenou v obchodním rejstříku, přičemž je oprávněn za dobu uskladnění účtovat skladné dle platného Ceníku.
7.5.3. Součinnost při skončení Smlouvy. V případě ukončení Smlouvy jakýmkoli způsobem je objednatel povinen poskytnout součinnost pro korektní ukončení poskytování Služeb spočívající zejména v uzavření účetních knih, vypracování závěrečné zprávy či nahrání dat, která jsou součástí předání.
8. ODPOVĚDNOST, VYLOUČENÍ A OMEZENÍ ODPOVĚDNOSTI
8.1. Sankce správních orgánů. V případě zjištění chyby a uložení sankce objednateli ze strany kontrolních orgánů v přímé souvislosti ze Službou za dobu nebo účetní období, kdy Služby poskytoval poskytovatel (zpracování účetnictví, mezd, přiznání k DPH apod.) dle Smlouvy, se obě Strany sejdou a poskytnou si vzájemnou součinnost nutnou pro minimalizaci vzniklé škody. Pro potřeby případného řešení škod objednatel zprošťuje poskytovatele mlčenlivosti.
8.2. Odpovědnost za jednání bez oprávnění. Odpovědnost za škodu vzniklou jakkoli v souvislosti s uzavřením Smlouvy mezi poskytovatelem a osobou, která se vydává za zmocněnce smluvní strany, ač jím není, se sjednává tak, že smlouva objednatele zastoupeného nepřikázaným jednatelem zavazuje a nepřikázaný jednatel se společně se zastoupeným zavazuje společně a nerozdílně uhradit poskytovateli škodu ve výši sjednaného rámce služeb. Pro vyjasnění pochybností poskytovatel uvádí, že pokud nepřikázaný jednatel jménem jiné osoby uzavře Smlouvu s poskytovatelem zvolí variantu Služeb například 12 měsíců varianty (1) Power BI aplikace, Implementace a podpora 9.990 Kč / 399 € / měsíc bez DPH, pak je poskytovatel oprávněn žádat úhradu škody ve výši 12 x 9.990 Kč.
8.3. Odpovědnost za Služby. Poskytovatel odpovídá objednateli za správnost poskytnutých Služeb (zpracovaných reportů, konzultací, zpracovaného účetnictví, mezd, přiznání k DPH, poradenství apod.) s výjimkou případů, kdy (každý samostatně anebo ve svém souběhu) je nesprávnost poskytnutých Služeb způsobena tím, že objednatel poskytne poskytovateli nepřesné, neúplné, nepravdivé nebo opožděné údaje, neodstraní nedostatky v dokladech anebo trvá na jejich zaúčtování, doplní nebo pozmění doklady po jejich zpracování či přes upozornění na možná rizika a různé možnosti výkladu právních předpisů trvá na zpracování dokladů způsobem, který není s právní úpravou plně v souladu.
8.4. Odpovědnost za opožděné podklady. Poskytovatel neodpovídá za škodu vzniklou tím, že objednatel nepředá poskytovateli podklady potřebné pro poskytnutí Služeb dle Smlouvy v dohodnutých termínech a dojde tak k opožděnému podání daňového přiznání, hlášení či opožděné platbě.
8.5. Odpovědnost za třetí osoby vyloučena. Poskytovatel neodpovídá objednateli za škodu způsobenou neplněním povinností třetích osob ze smluv, které jménem objednatele poskytovatel s těmito osobami uzavřel nebo zprostředkoval.
8.6. Vyloučení odpovědnosti. Poskytovatel není objednateli odpovědný za přímou, nepřímou či následnou škodu vzniklou objednateli jakkoli v souvislosti se Smlouvou. Uvedené platí i pro třetí osoby. Totéž platí pro škodu způsobenou radou.
8.7. Omezení odpovědnosti. V případě, že se neuplatní čl. 8.5. VOP, je poskytovatel odpovědný za přímou, nepřímou či následnou škodu vzniklou objednateli jakkoli v souvislosti se Smlouvou maximálně do výše Odměny reálně obdržené Poskytovatelem za posledních dvanáct (12) měsíců, maximálně do výše 100.000 Kč v souhrnu všech nároků ze všech Smluv, coby forma smluvní pokuty a paušalizované náhrady škody. Uvedené platí i pro třetí osoby. Totéž platí pro škodu způsobenou radou.
8.8. Odpovědnost za návrhy. Poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za rozhodnutí, které objednatel na základě poskytovaných Služeb učiní, důsledky těchto rozhodnutí a škodu takto případně vzniklou. Jde pouze o návrhy a názory, které vyplývají ze zkušeností poskytovatele v oblasti financí a současné situace na trhu, nikoli o odbornou radu či instrukci.
9. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
9.1. Ochrana osobních údajů. Ochrana osobních údajů objednatele, který je fyzickou osobou, je poskytována zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a těmito VOP. Objednatel souhlasí se zpracováním těchto svých osobních údajů: jméno a příjmení, adresa bydliště, sídla společnosti, doručovací adresa, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, adresa elektronické pošty, telefonní číslo a e-mailová adresa, a dalších osobních údajů, včetně citlivých osobních údajů, pokud takové objednatel sdělí (dále společně vše jen jako "osobní údaje"). Tam, kde se v tomto článku hovoří o objednateli, tato množina zahrnuje i fyzické osoby s činností objednatele jakýmkoli způsobem spolupracující tak, že tato spolupráce souvisí s plněním Smlouvy a těchto údajů je k plnění třeba. Souhlas těchto fyzických osob se objednatel zavazuje obstarat a udržovat jej platný a účinný.
9.2. Účely zpracování a zasílání sdělení. Objednatel souhlasí se zpracováním osobních údajů poskytovatelem, a to pro účely realizace práv a povinností ze Smlouvy, pro marketingové účely poskytovatele, zasílání obchodních sdělení a pro účely jakkoli i nepřímo související s poskytováním Služeb. Nesdělí-li objednatel poskytovateli jinou možnost, souhlasí se zpracováním osobních údajů poskytovatelem také pro účely zasílání informací, nabídek a jiných obchodních sdělení. Souhlas se zpracováním osobních údajů v celém rozsahu dle tohoto článku není podmínkou, která by sama o sobě znemožňovala uzavření Smlouvy.
9.3. Správné údaje. Objednatel bere na vědomí, že je povinen osobní údaje, ať už v objednávce či v průběhu plnění Smlouvy, uvádět správně a pravdivě a že je povinen bez zbytečného odkladu informovat poskytovatele o změně v osobních údajích.
9.4. Zpracování. Zpracováním osobních údajů objednatele může poskytovatel pověřit třetí osobu, jakožto zpracovatele, jinak je zpracovatelem sám poskytovatel (dále jen "zpracovatel"). Kromě osob obstarávajících jiné aspekty Smlouvy (zejména subdodavatelé Služeb poskytovatele, marketingové společnosti, právní zástupci apod.), nebudou osobní údaje poskytovatelem bez předchozího souhlasu objednatele předávány třetím osobám ani nebudou předávány do zahraničí či ze zahraniční přístupné. Poskytovatel neobchoduje s osobními údaji. Vzhledem ke skutečnosti, že poskytovatel osobní údaje většinou získává od objednatele, který jej výslovně tímto ujišťuje, že získal a disponuje platným souhlasem fyzické osoby ke zpracování takového osobního údaje, včetně obzvláště citlivých osobních údajů. Objednatel je povinen informovat poskytovatele o skončení platnosti souhlasu fyzické osoby do 7 dní od vzniku takové skutečnosti.
9.5. Doba zpracování. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu deseti (10) let pro účely účetní, daňové a evidenční a taktéž po dobu tří (3) let ode dne skončení platnosti a účinnosti Smlouvy za účelem možnosti oslovit objednatele s nabídkou nové spolupráce, s čímž objednatel souhlasí. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem a v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.
9.6. Dobrovolné zpracování. Objednatel potvrzuje, že poskytnuté osobní údaje jsou přesné a že byl poučen o tom, že se jedná o dobrovolné poskytnutí osobních údajů.
9.7. Práva subjektu osobních údajů. Objednatel má vůči zpracovateli osobních údajů, tato práva:
i. právo na přístup k osobním údajům a právo na získání potvrzení o zpracování osobních údajů;
ii. právo na opravu osobních údajů;
iii. právo na výmaz osobních údajů;
iv. právo na omezení zpracování osobních údajů;
v. právo na přenositelnost osobních údajů;
vi. právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů;
vii. právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Realizace všech práv objednatele je navázána na podání žádosti k poskytovateli, který zdvořile upozorňuje, že jeho činnost je vázána právními předpisy stanovujícími mu mnohé povinnosti. S odkazem na právní povinnosti může být realizace práv objednatele odmítnuta. Žádosti a námitky objednatel podává elektronicky e-mailem na kontaktní adresu uvedenou na webových stránkách poskytovatele. Poskytovatel žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, maximálně do jednoho (1) měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti požadavku, je poskytovatel oprávněn tuto lhůtu prodloužit o další dva (2) měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění bude objednatel informován.
Poskytovatel má právo za poskytnutí informace podle předchozí věty požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.
10. DORUČOVÁNÍ A SOUBORY COOKIES
10.1. Newsletter. Objednateli mohou být doručovány sdělení obchodní, informační a vzdělávací povahy na adresu elektronické pošty uvedenou ve Smlouvě.
10.2. Cookies. Objednatel souhlasí s ukládáním tzv. cookies souborů a s jejich analýzou v případě, že činí jakoukoli aktivitu na webové stránce poskytovatele. Pokud lze plnit Služby pro objednatele ze Smlouvy, aniž by docházelo k ukládání tzv. cookies, může objednatel souhlas podle předchozí věty kdykoliv odvolat.
11. SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
11.1. Práva a povinnosti neupravené Smlouvou se řídí OZ a dalšími obecně závaznými právními předpisy.
11.2. Dodatky. Veškeré dodatky Smlouvy, tedy právní jednání, kterými vznikají, mění se či zanikají práva či povinnosti ze Smlouvy, se Strany dohodly, že budou činěny výlučně písemnou formou se souhlasem obou Stran. Pokud nebude tato forma dodržena, nebude k takovému jednání přihlíženo (nicotné).
11.3. Úplné ujednání. Smlouva obsahuje úplné ujednání Stran a nahrazuje všechna předchozí ujednání. Písemnou formou se rozumí též forma elektronické komunikace umožňující trvalé zachování informace, tedy e-mail a datová schránka.
11.4. Právo na náhradu škody zachováno. Způsobí-li jedna smluvní Strana druhé smluvní Straně škodu porušením této Smlouvy, odpovídá za ni dle Smlouvy a obecných právních předpisů. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody v plné výši.
11.5. Reference. Poskytovatel je oprávněn používat obchodní firmu, tedy název či jméno objednatele, jeho logo, registrovanou i neregistrovanou ochrannou známku a slogan, erb či znak, jím zakoupenou službu či zboží anebo jeho sdělení ohledně kvality zboží či služeb pro své marketingové účely jako tzv. reference, a to ve všech druzích tištěných i online (dostupných z internetu) propagačních materiálů i jako odkaz na veřejné zakázky, pokud Smlouva nestanoví jinak. Tento souhlas lze odvolat sdělením poskytovateli stejnou formou, jakou se odvolává souhlas se zpracováním osobních údajů dle těchto VOP.
11.6. Sudiště a rozhodné právo. Pokud vztah založený Smlouvou obsahuje mezinárodní (zahraniční) prvek, pak Strany sjednávají, že se Smlouva řídí českým právním řádem. Spory ze Smlouvy budou řešeny výhradně před soudy České republiky. Pokud je pořízen překlad Smlouvy do cizího jazyka, výklad české verze Smlouvy má vždy přednost.
11.7. Právní zastoupení. Vzhledem ke skutečnosti, že poskytovatel není právním zástupcem, nemůže objednatele zastupovat v řízení před správcem daně. Na základě žádosti objednatele však poskytovatel zprostředkuje objednateli možnost uzavřít s osobou advokáta anebo daňového poradce dohodu o zastupování v řízení před správcem daně či v rámci jiného řízení.
11.8. Je-li některé ustanovení VOP nebo Smlouvy neplatné nebo neúčinné, nebo se takovým stane, namísto takového ustanovení nastoupí ustanovení, jehož smysl se neplatnému či neúčinnému ustanovení co nejvíce přibližuje. Neplatností nebo neúčinností jednoho ustanovení není dotčena platnost a účinnost ostatních ustanovení Smlouvy.
11.9. Aktuální verze VOP je vždy dostupná na webových stránkách poskytovatele.
11.10. Smlouva může, ale nemusí být archivována poskytovatelem v elektronické i tištěné podobě, není však dostupná ani na žádost pro objednatele. Kontaktní údaje poskytovatele jsou uvedeny na webových stránkách poskytovatele.
V Praze dne 1. 8. 2021
Michal Belan, jednatel
Proefo Conaas s.r.o.